Erfolgreiches Projektmanagement im Pharmaanlagenbau
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© Müller Group (MVM Pack-Holding AG) Münchenstein Schweiz
Ein Projektleiter gibt dem Projekt eine Struktur, ist zentrale Ansprechperson für den Kunden aber auch für die internen Fachabteilungen bei Müller Cleaning. Er hat den Kommunikationslead im Projekt, spricht offene Fragen an, wird bei internen Fragen kontaktiert, verifiziert auftretende Zusatzanforderungen des Kunden, behält dabei die Kosten und die Termine im Auge und reagiert zeitnah, wenn sich aufgrund neuer Fakten oder Kundenwünsche Mehrkosten oder Verzögerungen abzeichnen. Er ist «Single-Person-of-Contact», also zentrale Ansprechperson für das Projekt. Kunden schätzen diese Funktion, da sie sich darauf verlassen können, dass ihr Projekt effizient geführt wird und sich der Projektleiter als ihr verlängerter Arm für ihr Projekt engagiert.
Kunden erstellen nach ihren Anforderungen eine URS (User Requirement Specification). Diese wird bei Müller Cleaning mehrstufig geprüft und analysiert. In der Angebotsphase werden die Kosten durch den Verkauf definiert und die gewünschte Lieferzeit auf Machbarkeit überprüft. Nach der Auftragserteilung werden die Kundenanforderungen und getroffenen Entscheidungen vom Verkauf an den Projektleiter übergeben und gemeinsam diskutiert. Zur optimalen Vorbereitung der Konstruktions- und Produktionsphasen werden die Kundenanforderungen vom Projektleiter in ein internes Pflichtenheft umgewandelt. Der Projektleiter trägt dabei offene technische Fragen zusammen und erörtert diese intern sowie mit dem Kunden.
Der Projektleiter verfolgt strikt den festgelegten Projektplan, der detailliert Aktivitäten, Meilensteine und Abhängigkeiten enthält. Er macht gleichermassen das eigene Team und den Kunden auf kritische Pfade, sich abzeichnende Verzögerungen und allfällige Kostenüberschreitungen aufmerksam.
Sauberes Change Management
Auch wenn im Projektverlauf Zusatzanforderungen auftreten, hat der Projektleiter eine zentrale Funktion: Er sucht mit dem Kunden das Gespräch, diskutiert mit ihm die technische Lösung und zeigt ihm transparent die Mehrkosten sowie die Terminkonsequenzen auf. In der Folge entscheidet der Kunde, ob er Änderungen als Mehrwert umsetzen lässt. Mit einem sauberen Change Management stellt der Projektleiter sicher, dass Änderungen technisch dokumentiert und vertraglich verbindlich geregelt werden.
Bei Müller Cleaning sind vier Vollzeitprojektleiter für Kunden im Einsatz. Sie stehen neben dem direkten Kundenkontakt in ständigem Austausch zu allen Abteilungen im Unternehmen, u.a. mit dem Verkauf, der Konstruktion und den Softwareentwicklern. In der Produktionsphase überwachen sie die Prozesse in der Produktionshalle. Diese anspruchsvolle und verantwortungsreiche Aufgabe nehmen sie gleichzeitig für mehrere Projekte wahr. Es gilt, sich parallel für verschiedene Kunden und Projekte zu engagieren, die Übersicht zu behalten, den Lead zu wahren und für die Kunden bei Fragen stets erreichbar zu sein. Dies bedingt neben dem technischen Know-how einen ausgeprägten Kundenfokus, Durchsetzungskraft und gute Selbstorganisation. Auch Kommunikationsfertigkeiten und Beharrlichkeit sind gefragt. All das bringen die vier Projektleiter Mathieu Caquelin, Philippe Golder, Sabine Rosenbaum und Eduard Schamber mit. Ihr Engagement trägt wesentlich dazu bei, dass Projekte erfolgreich abgewickelt werden und Kunden zufrieden sind.
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